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"Creo que el proyecto está quedando genial y que el producto está bastante completo. Hasta ahora, en las pruebas que hemos ido haciendo, se han ido corrigiendo las carencias detectadas e implementando las mejoras que hemos pedido, y he de reconocer que vuestro compromiso con el desarrollo está más que probado."

La gestión de los proyectos se complicaba día a día, la documentación aumentaba sin cesar y la organización en carpetas en los servidores se quedó atrasada. Se implantó una gestión documental basada en tipos de documentos en los que se obliga a su clasificación por cliente, proyecto y tipo de servicio. Se incorporó la planificación y el control de horas imputables a cada uno de ellos. El resultado es una total accesibilidad a la documentación en tiempo real y desde cualquier dispositivo, con un incremento de la productividad de los directores de proyecto, ahora pueden realizar un 15% más de proyectos en el año.

Se consiguió tener un control efectivo de todas las actividades realizadas con los clientes, llamadas, prototipos, bocetos, oportunidades, presupuestos y visitas. No sólo a los clientes actuales sinó que se definió una potente estructura (posible cliente --> lead --> prospecto --> Cliente). Se creo un control de las actividades de los comerciales registrando todas las llamadas y todas las visitas, realizando un cuadro de mandos con los indicadores precisos (ventas/número de visitas; nuevos clientes / visitas; importe ventas; margen sobre ventas). Desde márketing se estableció un proceso de comunicación continuo con los clientes y potenciales clientes a través de un correo periódico y en el idioma de cada cliente.

Las visitas semanales permiten elaborar los controles necesarios y cubrir las cambiantes necesidades impuestas desde el SERGAS y su enlace con EDI.

En la comprobación inicial ya se detectaron duplicidades que permitieron ahorrar más de 3.000€ anuales en conexiones a Internet y en mantenimiento de aplicaciones de gestión. La instalación de una VPN propia permitió eliminar el coste de una operadora externa.

La dificultad estaba en organizar el almacén según las caducidades. Se organizó la entrada de la mercancia proponiendo la ubicación del producto, la salida se ordenaba por caducidad. La reducción de los rechazos fué de un 80% en sólo tres meses.

Se estableció un férreo control de tesorería introduciendo un sistema de gestión de compras, de tal manera que se incluyeron los pedidos en la tesorería pudiendo, junto con las previsiones, establecer escenarios de pago de hasta tres años vista. Este mayor control de la tesorería redujo en un 15% la utilización de la póliza de descuento.

Se elaboró todo un ciclo de control económico de los pedidos a medida, Comercial - Diseño - Oficina Técnica - Marketing - Fábrica. En cada fase se incorpora la información necesaria para que el siguiente departamento pueda hacer correctamente su tarea. Antes de esta automatización se tardaban 18 días en presentar un presupuesto desde que Comercial recibía la solicitud, ahora son 6.

El problema básico era el control de stocks, se solucionó diseñando dos albaranes, uno de entrega al cliente con el peso del material en el camión, posteriormente se transformaba en el "albarán OT" donde oficina técnica daba de baja los componentes reales. La diferencia entre el valor informático y el valor inventariado paso del 40% a un asumible 3,5%.

'El plan de contingencia elaborado supuso estar en funcionamiento 15 minutos después del fallo del servidor principal. Todas las tiendas funcionaron perfectamente sin que notaran la caída.'

'Esto de los ordenadores era un infierno para mi hasta que empecé a trabajar con los profesionales de Desktop'